Dentro de una empresa existen numerosos procesos, cada área es responsable de una parte de ellos. Procesos como contratación de personas para RRHH, pagos para Finanzas, ventas para Comercial, compras para Suministros, servicio para Contact Center, etc. Una infinidad de procesos que, juntos, como un engranaje, hacen que la empresa funcione.
En este artículo hablaremos de herramientas específicas para un importante proceso de compra, que bien ejecutado puede aportar valor a la empresa y al producto o servicio ofrecido, RFI y RFP en la contratación de proveedores.
La búsqueda y contratación de nuevos proveedores es fundamental para que la empresa esté siempre actualizada y consciente del mercado en el que se inserta, de esta forma podrá saber si el valor pagado sigue siendo el mejor costo beneficio, si las tecnologías no están desactualizadas, si el proveedor actual trae las mejores soluciones, etc.
Dentro de este proceso de contratación encontramos importantes herramientas que ayudan a los gerentes en su toma de decisiones, el RFI y el RFP.
Quizás las siglas resulten extrañas al principio, pero no son más que documentos que formalizan y hacen más asertivo y profesional el proceso de compra.
Este documento se utiliza para obtener la mejor rentabilidad posible en la contratación, encontrando el proveedor más adecuado a su demanda.
El RFI, siglas de Solicitud de Información, sería un primer paso en este proceso de licitación. En este momento solicita a los posibles proveedores información sobre la empresa e información técnica y comercial sobre el producto o servicio a contratar. De esta manera puedes ver lo que el mercado tiene para ofrecer y recopilar información que ayudará en el proceso de contratación en el futuro, además de poder realizar una preselección.
¡Muchas empresas también utilizan este documento para mantener su base de datos de proveedores potenciales siempre actualizada!
La RFP, acrónimo de Request of Proposal, sería el siguiente paso. Funciona como una invitación a los proveedores para presentar sus productos o servicios y poder presentar una propuesta, siempre y cuando cumplan con los criterios de RFP. Aquí hay algunas ventajas:
Conoce mejor tus necesidades
Una de las ventajas de elaborar un RFP, pensando del lado de la empresa contratante, es que también sirve para que la empresa pueda entender mejor sus propias necesidades, ya que podemos estar hablando aquí de una empresa que busca contratar un sector en ese ella no tiene experiencia, como la atención al cliente que, a pesar de ser un sector vital, muchos no saben exactamente lo que buscan y lo que necesitan analizar para contratar este tipo de servicio.
¡En este caso, una RFI puede ayudar! Solicitar información a empresas expertas en el tema puede dar una buena dirección en la preparación de una futura RFP.
Al armar este documento y poner toda la información en él, es más fácil ver su necesidad real.
Por el lado del proveedor, dado que al recibir un RFP bien elaborado, sabe exactamente lo que busca la empresa y si puede cumplirlo o no, siendo más específico en su propuesta.
facilita Toma de decisiones
Enviar una RFP a los proveedores potenciales significa recibir propuestas de manera organizada, dentro de un plazo establecido y sabiendo que todas fueron ensambladas con el mismo estándar, con los proveedores conscientes de todos sus requisitos y especificaciones. Aquí, elimina la posibilidad de ser «persuadido» por una hermosa presentación de una empresa que en realidad no tiene todo lo que necesita para ser un socio, y también elimina a aquellos que no pueden servirle de ninguna manera simplemente porque no lo hacen. t satisfacer sus necesidades requisitos. A través de RFP analizas datos e información de manera práctica.
Además de estas ventajas, también se puede definir un presupuesto para la propuesta y así los proveedores, ante una guerra de precios, ya intentan encajar dentro de lo establecido, agilizando el proceso de negociación.
Para preparar un RFP, tan importante como tener definido el alcance, es encontrar las empresas adecuadas para solicitar una propuesta. Este es el momento de investigar y pedir direcciones, ten en cuenta que las empresas deben ser similares, para que puedas analizar con equidad el material que se envía.
Ahora que ya sabes qué son estas herramientas y cómo pueden ser útiles para tu negocio, ¡mira cómo ponerlas en práctica!
Montaje de una RFP
- Alcance/Objetivos– La primera definición debe ser el alcance de su contrato. ¿Cuál es tu necesidad? ¿Cuáles son las especificaciones de esta necesidad (plazo, especificidades técnicas, etc.)? ¿Qué producto o servicio se analizará?
- Cronograma del proceso– Los licitadores deben conocer el cronograma para presentar sus ofertas a tiempo y todos los pasos involucrados en el proceso.
- Criterios– Describir los criterios de la propuesta lo más detalladamente posible, de esta forma agilizas el proceso de análisis, recibiendo propuestas lo más completas posibles.
- Desafíos– Si sabe que su operación enfrenta algunos desafíos, descríbalos en su RFP, para que los proveedores potenciales puedan brindarle soluciones y propuestas más completas.
- presupuesto– Si opta por abrir su presupuesto para la propuesta, déjelo claro en el RFP, de esta manera las propuestas se trabajarán dentro del valor establecido y evitará largas negociaciones al momento de la decisión.
Recuerde siempre agradecer a los participantes y notificarles durante las etapas del proceso, así como agradecerles su participación si no han sido seleccionados en este momento como proveedores.
¡Ahora que ya sabe cómo armar su RFP, puede ser mucho más asertivo en sus procesos de licitación y obtener propuestas claras y objetivas de proveedores potenciales!
Este proceso puede ser adoptado por empresas de todos los tamaños, puede parecer un proceso de «grandes personas», pero incluso las empresas pequeñas pueden beneficiarse.
Encontrar el proveedor adecuado, que mejor se adapte a su demanda, con una buena relación costo-beneficio es sin duda una forma de agregar valor a su producto o servicio, utilice estas técnicas en su próxima cotización y sienta la diferencia al adoptar un proceso profesional en su toma de decisión.
