Probablemente ya haya recibido una invitación de boda con RSVP, que básicamente confirma su presencia en el evento.
Aunque es más utilizado para grandes fiestas, hoy en día está más extendido, pudiendo ser utilizado para confirmación en congresos, eventos, entregas de premios, etc.
Independientemente del tipo de evento, sepa que nada mejor que comenzar con una buena planificación y una de las mejores herramientas es la confirmación de presencia.
En este artículo, vea con más detalle qué es RSVP, cómo funciona, cuáles son las ventajas y mucho más.
¿Qué es RSVP?
El acrónimo RSVP proviene del francés “Répondez S’Il Vous Plaît”, que significa “Favor responder”, siendo un término que generalmente se utiliza en diferentes tipos de eventos para solicitar confirmación de presencia.
Por supuesto, las bodas son las que más uso hacen del término, principalmente porque ayuda mucho con la organización.
Digamos que estás planeando una fiesta para 300 personas y de repente aparecen 500 personas, o solo 100 personas.
Y en base a las respuestas de los invitados, es posible tener una idea de la cantidad de asientos, buffet, bebidas, etc.
Por eso, la mejor manera de evitar este tipo de problemas es pedir a los invitados que confirmen su presencia, ya que esto puede impactar mucho en la logística del evento.
¿Como funciona?
RSVP generalmente se imprime al final de la invitación, ya sea con un correo electrónico o un teléfono para confirmar la asistencia.
Idealmente, hay una fecha límite para la confirmación, ya que esto guía a los organizadores en la planificación de la fiesta, como el número de mesas, sillas, comida, bebidas, etc.
También existe la opción de check-in en línea, donde el organizador del evento proporciona un sitio web para que el invitado o participante del evento informe su presencia.
Más adelante explicaremos los dos tipos que existen y por qué muchas veces también es importante no solo esperar a que el huésped confirme su presencia, sino que el profesional se ponga en contacto directo con cada uno de los huéspedes.
¿Dónde se aplica?
Obviamente, las bodas siguen siendo las que más utilizan esta herramienta, pero ha demostrado ser muy eficaz en eventos corporativos.
Por ejemplo, imagina un evento que se lleva a cabo en un hotel. Una vez que tenga una lista de regalos, el proceso se vuelve mucho más rápido el mismo día del evento.
Otro ejemplo es a la hora de organizar un congreso o un premio, ya que en función del número de participantes es posible adaptar toda la estructura según el número de personas.
¿Cuáles son los beneficios de tener un RSVP para el evento?
Aquí hay algunas ventajas de tener un RSVP:
- Optimiza el trabajo del organizador del evento: podrá hacer toda la planificación de acuerdo con la cantidad de personas presentes en el evento.
- Evita gastos innecesarios: al conocer la cantidad de invitados que estarán presentes el día del evento, es posible evitar gastos y contrataciones innecesarias, ya sea con la renta del lugar, buffet, bebidas, etc.
La buena noticia es que este servicio de confirmación de asistencia no se limita a bodas y fiestas de 15 años, sino que se puede utilizar en congresos, charlas, premios, etc.
Piensa en lo desagradable que sería no tener suficientes sillas o comida para tus invitados. Es por eso por lo que hoy RSVP se ha expandido a todo tipo de eventos.
Actualmente, con las nuevas tecnologías y la automatización de procesos, la confirmación de presencia se puede hacer en línea, incluso habilitando respuestas automáticas de presencia.
También es importante recordar que, en casos de eventos más grandes, donde hay patrocinadores, tener una lista de regalos confirmados es fundamental.
Conoce los tipos de RSVP
Hay dos tipos de RSVP: receptivo y activo. ¿Y cuál es la diferencia entre ellos?
En el caso del receptivo, la propia invitación tiene la dirección de correo electrónico, número de teléfono e incluso un sitio web para que los invitados confirmen su presencia.
Por ejemplo, algunas herramientas permiten recibir una notificación por cada presencia confirmada, y todo en tiempo real.
El RSVP activo es cuando el profesional responsable de la organización del evento contacta vía telefónica con cada uno de los invitados.
La ventaja del activo es en casos de extravío o pérdida de la invitación, ya que el invitado recibirá una llamada telefónica.
A menudo se recomienda utilizar ambos tipos de confirmación de presencia, principalmente porque algunas personas creen que la confirmación no es necesaria.
Solo recordando que, generalmente, el profesional se pone en contacto por teléfono unos 20 días antes del evento.
Y es importante considerar siempre un margen de error, porque incluso aquellos que confirman pueden no presentarse. Lo ideal es tener un margen de error entre el 10 y el 20 %.
Así, aseguras la comodidad de tus invitados y el éxito del evento.
Entonces, ya sea una boda, una fiesta de bodas, una conferencia o cualquier otro evento corporativo, RSVP es la herramienta más utilizada para garantizar la satisfacción de los invitados y el buen desarrollo del evento.
