Contar con un procedimiento operativo estándar (POE) hace que la empresa sea aún más competitiva y siempre en busca de la llamada calidad total, lograda con el adecuado seguimiento y mejora continua de sus productos y servicios.
En esta búsqueda, es importante establecer mecanismos de control de los procesos para que el negocio continúe produciendo resultados satisfactorios, incluso ante algún tipo de imprevisto, como un cambio de equipo o la eventual ausencia de un empleado.
En este contexto, una de las principales herramientas para controlar y gestionar procesos es el Procedimiento Operativo Estándar (POE).
¿Listo para aprender exactamente qué es y cómo elaborarlo?
Entonces sigue este artículo:
¿Qué es este POE?
El POE no es más que un documento que establece en detalle los detalles de un proceso, enumerando aspectos como secuencia de procedimientos, materiales utilizados, cuidados a observar, responsable de cada paso y cualquier otra información relevante para la tarea a realizar dentro del estándar de calidad esperado.
¿Cuál es el propósito de POE?
El principal objetivo de un Procedimiento Operativo Estándar, como su nombre lo indica, es estandarizar el desempeño de un proceso para minimizar errores, desviaciones y variaciones. Esto hace que sea mucho más fácil garantizar la calidad del procedimiento, sea el que sea.
¿Por qué estandarizar?
Imagine que el empleado responsable de una determinada tarea tuvo que irse inesperadamente.
La empresa ciertamente cuenta con otros empleados capacitados para realizarlo, pero que nunca realizaron el procedimiento a diario. En este escenario, si la empresa no cuenta con un POE en relación a esa tarea, puede estar enfrentando un drama o, al menos, una buena pérdida. Sin embargo, con un Procedimiento Operativo Estándar detallado, el reemplazo se hará sin mayores problemas, ya que cada paso será descrito adecuadamente, como una guía para que el sustituto siga al pie de la letra.
¿Qué elementos componen un POE?
Un POE se compone principalmente de los siguientes elementos:
- Nombre del procedimiento;
- Lugar de aplicación;
- Responsable de la tarea enumerada por puestos y no por nombres, ya que estos pueden cambiar con el tiempo;
- Responsable de preparar el POE;
- Materiales involucrados en la tarea;
- Documentación de referencia, como manuales, estatutos, guías de seguridad, etc.
- Siglas debidamente descritas;
- Paso a paso del procedimiento, incluidos los pasos y la secuencia de ejecución, además del nombramiento de los responsables de cada paso;
- Gráficos y diagramas de flujo, en el caso de tareas con un alto grado de complejidad;
- Perspectiva de revisión, es decir, dentro de qué período será necesario revisar el POE, lo cual debe hacerse al menos una vez al año.
Pero, ¿cómo escribir un POE?
El primer paso es involucrar a los actuales responsables del procedimiento en esta elaboración, ya que son ellos quienes conocen en profundidad la tarea y pueden señalar sus particularidades;
Luego, forme un grupo de trabajo para formular el POE;
- Describir todos los pasos del procedimiento, incluido el tiempo requerido o previsto para el cumplimiento, los materiales necesarios para su ejecución y los respectivos resultados esperados;
- Resaltar los pasos críticos, es decir, aquellos que, de no cumplirse o cumplirse de manera insatisfactoria, pueden comprometer el resultado global del procedimiento;
- Prever una rutina de verificación, con una serie de preguntas para verificar que la tarea o el procedimiento se haya realizado correctamente;
- Organice su documento, de modo que incluya todos los elementos formales enumerados en el tema anterior.
¿Necesitas tomar otras precauciones?
Preste atención al lenguaje utilizado, que debe ser lo más claro y objetivo posible, para que sea comprensible para todos los niveles involucrados en la tarea. Si es necesario, incluya gráficos o diagramas de flujo, siempre que sea para que el informe sea aún más transparente. Tenga cuidado con las revisiones del documento.
Todavía hay empresas sin software de gestión documental, o con sistemas antiguos, que acaban permitiendo que las versiones antiguas de documentos queden esparcidas por toda la empresa. Si no tiene un sistema de documentos adecuado, pruebe con DOC.
Y, por último, pero definitivamente no menos importante, nunca copie los procedimientos de otras compañías, ¡porque simplemente pueden no aplicarse a su realidad!
Es válido inspirarse en la estructura de otros POE’s, ¡pero es fundamental observar las particularidades de los procesos de su propia empresa!
Establecer un buen procedimiento operativo estándar puede ser la diferencia entre obtener resultados mediocres o excelentes. Un POE bien redactado y detallado garantiza la seguridad y calidad de los procesos, ayudando a la empresa a afrontar mejor cualquier tipo de imprevistos y cambios.
Ahora que sabe mucho sobre el Procedimiento Operativo Estándar, su elaboración e importancia, comente aquí y díganos si su organización ya adopta POE en sus procedimientos.
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